Devis / Factures : Les mentions obligatoires

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Devis / Factures : Les mentions obligatoires

Le 19/06/2020 par Aymeric DÉGARDIN - ACCEE Création et Pilotage d'Entreprises - Partagé par TPE CONSULTING le 04/02/2021


Que ce soit pour des ventes avec un particulier ou un professionnel, chaque entreprise vendant ses produits et/ou services est soumise au code du commerce et au code civil pour respecter un formalisme dans la communication d'éléments écrits à son client, au moment de la remise de prix avec un devis, comme à celui de la facturation.

Passons en revue les différentes obligations concernant ces deux documents :

Le devis

 

Le devis est souvent le premier document à l'origine d'un échange commercial. C'est un document parfois obligatoire selon le type de transaction, ou selon certains seuils. Il est généralement demandé par un client à un fournisseur ou prestataire. Il comprend le détail de la livraison des biens ou de la réalisation de la prestation envisagée, avec une proposition de prix, un délai de livraison ou de réalisation, et une date de validité (l'absence de cette dernière entraine une validité du devis de 2 ans).

 

Tout devis doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

 

  • La mention " devis " ou " proposition de prix " ;
  • La date de création du devis ;
  • Le nom du chef d'entreprise (ou la raison sociale de l'entreprise), statut et forme juridique et son adresse ;
  • Le numéro intracommunautaire d'identification à la TVA ;
  • Le numéro de RCS, Registre de Commerce et des Sociétés (ou le numéro de RM, Répertoire des Métiers pour les artisans) ;
  • Le nom du client ou la raison sociale du client, ainsi que l'adresse où va avoir lieu la livraison, ou l'exécution de l'intervention (travaux, etc.) ;
  • La somme globale HT, les charges, et la somme globale TTC. Il faut également indiquer les différents taux de TVA qui s'appliquent (ou la dispense de TVA) ;
  • Le décompte détaillé de la quantité et du prix des différentes prestations et des produits nécessaires à la réalisation des travaux. Pour plus de clarté, ce décompte devra, également contenir la dénomination du produit ou de la prestation et l'unité de référence ;
  • Le prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre ;
  • Le coût du devis lui-même, s'il est payant et les éventuels frais de déplacements. En effet, un devis est payant lorsque l'entreprise prestataire est obligée de se déplacer ou de faire une étude approfondie en rapport avec le projet ;
  • La date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
  • Les modalités de livraison et d'exécution du contrat ;
  • Les modalités de paiement (acomptes, avancement, solde, retenues de garantie, ..., avec des échéances clairement libellées) ;
  • Les modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
  • L'assurance souscrite au titre de leur activité pour les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale pour les professionnels du bâtiment), reprenant les coordonnées de l'assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

 

Enfin, le devis doit être daté et signé par la société prestataire et édité en double exemplaire pour que la société et le bénéficiaire puissent avoir chacun leur propre exemplaire avec une date certaine.

 

Les éléments contenus dans ce document engage formellement le vendeur pour la suite. Il est donc primordial d'être vigilant sur  tous les éléments indiqués, car en cas de conflit, ce sera un document majeur d'appréciation d'un juge.

 

Attention : Le devis n'engage le client qu'à partir du moment où il a exprimé sa volonté de faire exécuter les travaux, par une signature au bas du devis " bon pour travaux ", ou par un bon de commande reprenant les termes du devis (ou y faisant référence).

 

La facture

 

Une facture est une note détaillée de services réalisés et/ou de marchandises vendues. Elle doit répondre aussi à certains nombres d'obligations de mentions obligatoires :

 

  • Rédigée en langue française ;
  • Établie en 2 exemplaires dont un original pour le client ;
  • La date de l'émission de la facture ;
  • Numérotation de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture afin d'éviter les fraudes) ;
  • Date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation) ;
  • Identité de l'acheteur (Nom ou dénomination sociale, adresse du siège social d'une entreprise ou du domicile d'un particulier, adresse de facturation si différente) ;
  • Identité du vendeur ou prestataire (Nom et prénom d'un entrepreneur individuel - dénomination sociale d'une société suivie du numéro de Siren ou Siret - numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation - numéro RM pour un artisan - adresse du siège social - si l'entreprise est une société mention de la forme juridique et du montant du capital social) ;
  • Numéro du bon de commande (quand il existe) ;
  • Numéro intracommunautaire d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA, et sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 € ;
  • Désignation du produit ou de la prestation (nature, marque, référence des produits - Prestation, matériaux fournis et la main-d'œuvre) ;
  • Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni (détail en quantité et prix) ;
  • Prix catalogue (Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis) ;
  • La devise de facturation ;
  • Majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d'emballage par exemple) ;
  • Taux de TVA légalement applicable et montant total de la TVA correspondant (si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant) ;
  • La mention " TVA non applicable, art. 293 B du CGI " si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur par exemple) ;
  • Autoliquidation ", si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d'un donneur d'ordre assujetti à la TVA (le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c'est l'entreprise principale qui la déclare), en indiquant clairement qu'il s'agit d'un "  montant hors taxe " ;
  • Réduction de prix (Rabais, ristourne ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service) ;
  • Somme totale à payer HT et TTC ;
  • Date à laquelle le règlement doit intervenir (et non des conditions de paiement type 30 jours fin de mois). Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture, alors que la date de règlement l'est.
  • Conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application du devis ou des Conditions Générales de Vente (indiquer si néant si aucun escompte n'est accordé) ;
  • Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, ne pouvant être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur (et uniquement pour les clients " professionnels ") ;
  • Le montant de l'IFR (l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement) due au créancier en cas de retard de paiement, d'au minimum 40€ (et plus sur justificatifs) (uniquement pour les clients " professionnels ") ;
  • Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté " si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée ;
  • L'assurance souscrite au titre de leur activité pour les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale pour les professionnels du bâtiment), reprenant les coordonnées de l'assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie. 

 

Attention : Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention " Siret en cours d'attribution ", et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA. Si l'entreprise est en cours de liquidation, la facture doit être établie avec la mention " Société en cours de liquidation " à côté de la dénomination sociale.

 

L'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
  • une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives

 


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